Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В связи с поломкой кресла прошу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.
Функции служебной записки
Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.
- Информировать начальство о возникшей необходимости в приобретении объекта основных средств.
- Выражение просьбы заменить оборудование.
- Подтверждение обоснованности расходов. Является документом первичного бухгалтерского учета.
К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.
С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.
Обоснование на этапе планирования
Одним из принципов контрактной системы является планирование.
Но до размещения плана-графика бюджетное учреждение размещает план финансово-хозяйственной деятельности (ФХД). План ФХД является ключевым документом экономического планирования для автономных и бюджетных учреждений. Без утвержденного ПФХД деятельность организации бюджетной сферы недопустима.
На основании плана ФХД организация планирует и свою закупочную деятельность на ближайший период. Главный распорядитель утверждает бюджет на очередной и плановый периоды, а распорядитель доводит финансирование до подведомственных бюджетных учреждений. Заказчики-бюджетники формируют план-график на основании плана ФХД.
На основании заявок, служебных записок и т.д. выясняется потребность организации в тех или иных товарах, работах и услугах. Ответственными лицами организации, обычно это специалисты планово-экономического отдела, принимается решение в обоснованности потребностей на основании этих документов и показателей предыдущих годов. Есть ситуации, когда экономический отдел отказывает в приобретении чего-нибудь либо «режет заявку».
Функции служебной записки
Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.
Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.
К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.
С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.
Как написать служебную записку
Перед тем как подавать запрос о получении ПК или его замене на более новый экземпляр, следует разобраться, есть ли подобная возможность у предприятия. Некоторые компании предоставляют подобные устройства только отдельным работникам. Кроме того, покупка нового ПК может быть невозможной из-за неблагоприятной финансовой ситуации. В таком случае пользы от записки не будет, поскольку руководство не сможет выполнить требования, прописанные в ней. Решить проблему можно, обговорив этот вопрос с начальством.
Если же работник решил составить заявку, нужно знать, как делать это правильно. В первую очередь нужно разобраться с формой. Установленного образца нет. Соответственно, каждый работник решает самостоятельно, как оформить прошение (хотя в некоторых компаниях есть специальные бланки для подобных вещей).
Обычно при составлении служебной записки на замену компьютера на новый ноутбук, применяются правила:
Заявление составляется по следующей схеме:
Таков стандарт СЗ, принятый во внутреннем документообороте большинства компаний. Он может быть изменен, если для составления используются фирменные бланки предприятия. В таком случае заполнять документ нужно в том порядке, который прописан в нем.
Образец служебной записки
«Отдел продаж, Директору подразделения информационных технологий В. А. Куцаку
Служебная записка
№ 19-43/102
От 13 апреля 2015 года
О тестировании состояния ПК на предмет его работоспособности
Начиная с 10.04.2015 в персональном компьютере сотрудника отдела продаж Максименко Р. Д. происходят регулярные сбои в работе, а именно: перезагрузка без подачи данной команды ПК, проблемы с включением/выключением, а также мерцание экрана. Вследствие описанного прошу провести специалистами вашего отдела необходимую диагностику с целью обнаружения причин неполадок, а также успешного их устранения. Предлагаю результаты проведенного тестирования оформить в письменном виде, с подведенными итогами о дальнейших действиях: починки или замены машины.
Начальник отдела Л. А. Кудрявцев»
Предположим, что оказалось, ПК не подлежит починке. В этом случае оформляем служебную записку на списание оборудования.
К числу распространенных служебных записок на замену оборудования можно отнести:
- служебная записка о замене принтера;
- служебная записка на замену монитора;
- служебная записка на замену жесткого диска и т.д.
Данные служебные записки составляются по аналогии с приведенным нами выше образцом.
Кстати, иногда работники просят заменить что-либо не в связи с моральным устареванием или поломкой, а в связи с возможными неудобствами. Например, если работникам не хватает освещенности из-за малой мощности ламп, то они могут попросить их заменить. В этом случае оформляется служебная записка на замену ламп освещения. Также от работников могут поступить следующие записки:
- служебная записка о замене окна в кабинете;
- служебная записка на замену мебели.
Служебная записка о замене принтера
Для вас мы подготовили образец заполнения служебки пустой бланк, которые вы можете скачать со страницы и заполнить в соответствии с рекомендациями.
Служебка о приобретении принтера (скачать пустой бланк бесплатно в формате word) Заполненный документ (заполненный образец) (заполненный образец) Наглядный пример ниже на странице ↓
Если составляете такого рода документ впервые или боитесь совершить ошибку, прочитайте материал до конца.
Продолжим…
Служебная записка на приобретение (покупку) принтера может быть составлена любым работником компании, который столкнулся с проблемами в эксплуатации этого оборудования или с необходимостью в его наличии. Она оформляется в следующих случаях:
- принтера нет, а работник не может выполнять свои обязанности в полном объеме из-за его отсутствия;
- принтер есть, но он сломался, и устранение поломки займет значительное время;
- принтер есть, но он изношен (морально устарел) и не справляется с необходимым объемом работ или выдает недопустимое качество печати.
Если принтер требуется не одному работнику отдела (подразделения), то лучше не размножать однотипные документы, а руководителю отдела выяснить насущную потребность и создать служебную записку сводного характера. Перед подачей ее директору организации целесообразно предварительно согласовать запрос с экономическим отделом на наличие средств или возможностей.
Затем служебная записка подается руководителю организации, при получении положительной резолюции ее направляют в отдел, который занимается закупкой оборудования и расходных материалов.
- Кадровые
- Государственные
- Производственные
- Отраслевые
- Персональные
- Управление и учет
- Водитель
- Охранник
- Грузчик
- Медсестра
- Повар
- Сторож
- Регистрация работодателя
- Регистрация соискателя
- Добавить вакансию
- Каталог вакансий
- Ищу сотрудников
К числу распространенных служебных записок на замену оборудования можно отнести:
- служебная записка о замене принтера;
- служебная записка на замену монитора;
- служебная записка на замену жесткого диска и т.д.
Данные служебные записки составляются по аналогии с приведенным нами выше образцом.
Кстати, иногда работники просят заменить что-либо не в связи с моральным устареванием или поломкой, а в связи с возможными неудобствами. Например, если работникам не хватает освещенности из-за малой мощности ламп, то они могут попросить их заменить. В этом случае оформляется служебная записка на замену ламп освещения. Также от работников могут поступить следующие записки:
- служебная записка о замене окна в кабинете;
- служебная записка на замену мебели.
Несмотря на то, что общепринятой инструкции составления писем не существует, есть некоторые схожие правила написания для организации различного уровня. Записка должна быть нейтральной. В ней не допускается присутствие критики и недовольства.
Из чего должна состоять:
- в правом верхнем углу нужно написать информацию о том, кому предназначена эта записка и кто ее отправил. Адресаты могут быть разными в зависимости от причины составления (директор, начальник, бухгалтер, менеджер и т.д);
- посередине должно стоять слово «Служебная записка», ниже описание волнующей проблемы, с подробно рассмотренными нюансами. Также необходимо сказать, что послужило поводом ее написания и какой ответ ожидается. Если нужна замена или покупка нового принтера, то указать количество и примерную стоимость;
- внизу написать дату составления. Поставить подпись с расшифровкой. Иногда эта бумага образовывается сразу несколькими заинтересованными лицами, и тогда подписей внизу должно стоять несколько.
На некоторых предприятиях оформление служебки возможно не только в письменной, но и в электронной форме, что значительно облегчает процесс ее отправки. В электронном виде не нужно будет писать имя отправителя, так как оно уже есть в адресной строке.
Служебная записка на ремонт принтера
Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.
Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.
В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении: Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому. Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия.
Руководитель отдела составляет докладную записку с просьбой возложить на работника обязанности по совмещаемой должности.
В Ваших интересах избегать формулировок типа «выполнять поручения непосредственного руководителя» , поскольку как вы понимаете, в данном случае характер поручений, выполнять которые вы обязуетесь, ограничивается только фантазией вашего непосредственного руководителя. Если круг ваших обязанностей четко не определен, отстоять свои права при его фактическом расширении или изменении будет непросто, поскольку сложно будет доказать, что он расширился или изменился. Докладные, служебные записки и справки: в чем разница? Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам.
… определенными Проектной документацией, включая их приобретение и… образцы подписей лиц, которые будут подписывать выставляемые в. Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения. Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5..
записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере). … как написать служебную записку, служебная записка на приобретение,. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела. диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под.
Как правильно написать служебную записку.
В служебной записке «На приобретение спецодежды» излагается просьба о выдаче спецодежды сотрудникам. Служебная записка на ремонт принтера. Образец служебной записки на приобретение компьютера.
ВниманиеЕсли на предприятии действует регистрационная система, то на служебной записке проставляется также и.
Вечером, за 15 минут до конца рабочего дня мне был выслан приказ головной конторы, в котором крайним сроком отправки значился текущий день, и были предоставлены фотографии.
На следующий день с утра поступил звонок от заместителя начальника ЦТЭ с вопросом: а получили ли москвичи наши фото. На что я вынужден был указать на различие в часовых поясах и времени начала рабочего дня в нашем офисе и в Москве.
Через четырех посредников я нашел получателя письма, на это ушло еще часа три. Выяснил, что ссылки получены, файлы скачаны. И теперь пишу объяснительную записку. Все считают, что я виноват.
В таком случае визы необходимо ставить на последнем листе прямо под подписью. Виза должна включать подпись, фамилию и инициалы, а также дату.
Кроме того, может быть добавлена расшифровка должности визирующего лица.
Это не только быстро и просто, но также и очень удобно, так как найти нужный документ можно без особого труда.
Зачем нужно заявление на доплату? 2 Структура и образец заявления. Зачем нужно заявление на доплату? Прежде чем приступать к работе за кого-то или взваливать на свои плечи дополнительные обязанности необходимо обсудить как этот труд будет оформлен и. 1.
2 Служебная записка на командировку образец 2017. 1.6 Служебная записка на возмещение расходов, выделении денежных средств на. 1.7 На доплату за увеличение объема работ.
Образец заявления работника о совмещении обязанностей. Образец заявления на совмещение должностей с подачи начальника отдела. Как оформить доплату за интенсивность труда и его дополнительный объем, пример служебки на работника.
Образец приказа о доплате за интенсивность и. Выглядит служебная записка такого рода примерно так: Директору ООО «Минерал».
Оформите как ремонт и спишите на затраты. Я поняла, что нужна служебная записка от админа, приказ руководителя и всё?
Модернизация компьютера служебную записку, что диск сломан и не поддается ремонту, а подлежит выбросу (подписывают члены
Раньше для этого приходилось писать служебные записки, и, как для ремонта компьютера или настройки программы на рабочем
Приложение: служебные записки от Пупкина В.В. и Смирнова С.С., производить ремонт и техническое обслуживание компьютеров.
Ремонт компьютеров, мониторов, принтеров, оргтехники, ноутбуков. Вызов осуществляется путём подачи служебной записки в отдел.
модернизацией компьютеров, оргтехники, телефонной связи, сетевого оборудования с техник. 9. Ремонт системного блока (с заменой служебной записки). Программист. 23. Сканирование ПЭВМ на наличие возможности не.
служебная записка, образец служебной записки о переработке настоятельно прошу вас принять решение о его замене/ремонте в кротчайшие сроки Как написать служебную о неисправности компьютера
Помогите написать служебную записку на замену компа. соответствуют возможностям моего рабочего компьютера по их обработке.
Особенности написания служебной записки на все случаи жизни: образец На ремонт автомобиля; На увольнение сотрудника; О предоставлении При желании документ можно составить в редакторе на компьютере и
Потребуются также служебная записка от работника о поломке и приказ руководителя о проведении ремонта данного компьютера.
Обычно ремонт компьютера заключается в замене вышедших из строя (форма Образец служебной записки на приобретение компьютера. сбои
Служебная записка по форме 1 оформляется на приобретение канцелярских расходных материалов для оргтехники, бумаги, компьютеров, ноутбуков и работ по монтажу и ремонту систем пожарно-охранной сигнализации,
Статья про служебную записку, описано как правильно написать, есть пример заполнения, Образец служебной записки на ремонт помещения.
Чем отличается ремонт компьютера от модернизации? на имя руководства служебную записку о замене того или иного узла в его компьютере.
Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.
Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
Для наглядности покажем основные отличия в таблице.
| Характеристики | Докладная записка | Служебная записка | Объяснительная записка |
| Суть записки |
|
|
Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.).При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записк ист. 192 , ч. 1 ст. 193 ТК РФ ; Письмо Роструда от 01.06.2011 № 1493-6-1 |
| Направленность | Обращение к руководству:
|
Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию | Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему |
| Виды записок по назначению |
|
|
|
| Структура | I раздел — изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее написания;II раздел — при необходимости — анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы;III раздел — описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять | I раздел — изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию;II раздел — описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию.Не содержит выводов и предложений | |
| Виды записок по степени доступности |
|
||
| Примеры записок | Предложение о премировании конкретного работника | Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день | Объяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме № М-29)утв. Инструкцией ЦСУ СССР от 24.11.82 № 613 |
Важно Нередко документ подписывает начальник отдела, а специалист указывается в качестве исполнителя, что обозначается в конце документа, слева в его нижнем углу, как и в деловом письме.
Если это необходимо, документ также может быть завизирован заинтересованными лицами.
В таком случае визы необходимо ставить на последнем листе прямо под подписью. Виза должна включать подпись, фамилию и инициалы, а также дату.
Обоснование необходимости заменить мфу
> > Такое решение снизит не только затраты времени на ожидание новой техники, но и существенно сократит финансовые расходы. Если без приобретения современного устройства не обойтись, составляют служебную записку на приобретение компьютера.
Структура такого документа не отличается от оформления других внутренних писем и содержит:
- регистрационную информацию самого документа;
- тему записки;
- описание ситуации;
- данные должностного лица, к которому обращаются с просьбой;
- наименование подразделения, которое ходатайствует о новом устройстве;
- согласование закупки с техническими специалистами.
- обоснование необходимости нового компьютера;
Кроме того, в больших компаниях ежегодно составляют сводные служебные записки, в которых обосновывают необходимость закупки компьютерной техники, по заявкам структурных подразделений. Ее оформление аналогично документу с просьбой о приобретении одного устройства.
Исключение составляет только та часть, где перечисляется нужная техника и обоснование потребности в ней.
Инфо Если нужны визы согласования других начальников структурных подразделений, то они следуют за подписью начальника. Служебные записки могут регистрироваться и доводиться до адресата как в электронном виде, так и на бумажном носителе. В электронном виде это делать гораздо удобнее и быстрее.
Что внутри документа?
Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и «бумажной» документации, и электронной почты (папка «Шаблоны»). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте .
В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.
Внимание!
«Бумажный» вариант регистрируется у секретаря в журнале входящей документации. Также бумагу можно передать через кадровую службу.
Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:
Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4
. Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.
В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз «Прошу Вас…» «Довожу до Вашего сведения, что…». Это считается правильным.
Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком
. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.
Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в .
Научное обоснование эргономичной формы кресла
Молотобойцев все меньше, работников умственного труда все больше. Большинству трудящихся сегодня приходится находиться в сидячем положении более 5 часов. Это неизбежно сказывается на осанке, походка уже не такая летящая, костюм сидит хуже
Молотобойцев все меньше, работников умственного труда все больше. Большинству трудящихся сегодня приходится находиться в сидячем положении более 5 часов. Это неизбежно сказывается на осанке, походка уже не такая летящая, костюм сидит хуже.
Как на стройке существуют определенные требования к безопасности труда, так и при работе за компьютером нужно уделить внимание вентиляции, качественному освещению, психологическому климату. Грамотный руководитель понимает: обеспечив ценного программиста и секретаря безопасными, комфортными условиями в его нелегком интеллектуальном труде, он выиграет гораздо больше, чем потратит на правильные стол и кресло.
Как написать служебную записку на приобретение мфу
Он изучает списки личного состава в поисках замены выбывшим из строя офицерам.
Ответ справочной службы русского языка Лучше перестроить фразу: Он изучает списки личного состава для замены выбывших из строя офицеров. Вопрос № 255506 Уважаемые судари и сударыни!
В следующем тексте служебной записки мой начальник утверждает, что нужны запятые. «В связи с производственной необходимостью прошу рассмотреть вопрос о приобретении копировального аппарата зав. складом готовой продукции и телефакса в отдел сбыта взамен вышедшего из строя и не подлежащего ремонту телефакса Panasonik KX-FM90.» Возможно я действительно глупа.
Может быть у вас есть какие либо советы или замечания. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например: Директору по снабжению ООО «Сигма-Шторм» Савину И.И.
от офис-менеджера Петровой Е.Е. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5 Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:
- мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.
- лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
С уважением, Петрова Елена Евгеньевна (подпись) 14 мая 2016 года.
Скачать образец служебной записки на приобретение оргтхники Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например: Директору по снабжению ЗАО «Альтерком» Матвееву И.
Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте. В СЗ могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов. Главное правило, которого необходимо придерживаться при ее составлении — краткость.
Формирование производственных писем в электронном виде
На многих предприятиях допускается составления служебных записок с помощью компьютера, что позволяет создать электронный вид документа. Данный способ оформления, каждое структурное подразделение выбирает самостоятельно, и прописывает это в определенных документах предусмотренные законодательством. Таким образом, электронный вариант намного упрощает составление документа и его отправку, что существенно сокращает время рассмотрения записки и принятия мер реагирования.
Электронный способ составления служебного письма не сильно разниться с рукописным вариантом, но все же имеет следующие отличия:
- в электронном документе не нужно указывать, кому он направлен, так как в адресной строке такая информация уже прописана;
- подпись составителя в электронной записке ставится автоматически (заранее подготовленная отсканированная подпись);
- на электронный почтовый ящик отправителю приходит уведомление от адресата о том, что он получил письмо, и прочитал его. Данная услуга является подтверждением отправки записки.
Одним из главных преимуществ формирования электронного вида записки является уже существующий шаблон. Который может использоваться в последующих составлениях схожих документов. Таким преимуществом пользуются службы предприятия или их отдельные трудящиеся, которые должны по своему роду деятельности часто составлять служебные записки.
Служебные документы помогают избежать прямых конфликтных ситуаций между сотрудниками определенного предприятия, что положительно влияет на его работу. Также не малую роль они играют в бухгалтерской и налоговой отчетности, где финансовые проблемы требуют определенного внимания и соблюдения различных нюансов.
Помимо всего прочего служебные письма носят эффективный характер по борьбе с правонарушителями в организации. Кроме того, написание жалобных документов работодателю, позволяет решить вопрос без споров и рукоприкладства. Так как служебные жалобы могут писаться анонимно, или просто имя составителя по его просьбе не будет озвучена руководителем.
Поэтому такой документ служит многофункциональным средством, благодаря которому большинство организационных вопросов может решаться за довольно короткий промежуток времени.
Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.
В налоговых целях записки всякие важны
В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходо вп. 1 ст. 252 НК РФ , например:
-
служебная записка
собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременн оПостановление ФАС МО от 16.03.2012 № А40-100845/10-4-498 ; - для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка
начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометр ап. 1 ст. 252 , подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ . На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показани йПисьмо ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 ; -
объяснительная записка
может пригодиться:
- для получения вычета по НДФЛ на ребенк аподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ , если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычет ыПисьмо ФНС от 30.07.2009 № 3-5-04/ ;
- для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документ ыПисьмо Минздравсоцразвития от 20.02.2009 № 194-13 .
Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документ ап. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ .